Quando se fala em gestão financeira de escritórios de advocacia, a atenção normalmente recai sobre honorários, inadimplência e fluxo de caixa. Porém, existe um aspecto igualmente crítico e frequentemente negligenciado que pode gerar grande confusão financeira: a gestão de custas processuais e reembolsos.
A complexidade desse controle é frequentemente subestimada. Escritórios que atuam em múltiplas comarcas e tribunais precisam lidar com tabelas diferentes, prazos distintos e uma enorme variedade de despesas que precisam ser adiantadas, controladas e posteriormente reembolsadas pelos clientes.
O Que São Custas Processuais?
Segundo a Projuris, as custas processuais são valores devidos ao Estado pela utilização do serviço público judiciário. De acordo com o artigo 82 do Código de Processo Civil (CPC), salvo as disposições concernentes à gratuidade da justiça, as partes devem arcar com as despesas dos atos processuais que realizarem ou requererem.
As custas processuais se dividem em três categorias principais:
1. Taxa de Justiça
Corresponde ao valor do impulsionamento processual e varia conforme as tabelas de cada Tribunal. É o valor devido pelo impulso processual, fixado de acordo com o valor ou a complexidade da causa, conforme as tabelas legais.
2. Encargos
São despesas concretas que ocorrem ao longo de um processo, como envio de correspondências, comunicações telefônicas, compensações às testemunhas, retribuições dos peritos, transportes em diligências, entre outras.
3. Custas da Parte
Correspondem ao valor que cada parte despendeu ao longo do processo, sendo que a parte vencida deverá reembolsar a parte vencedora dos valores que ela efetivamente desembolsou no curso da ação judicial.
A Complexidade do Controle de Custas no Brasil
Multiplicidade de Tabelas
Cada Tribunal brasileiro possui sua própria tabela de custas processuais. Conforme destaca o Cálculo Jurídico, cada Tribunal tem regras específicas sobre as custas, com valores diferentes e específicos para cada tipo de causa. Um escritório que atua em diferentes estados precisa conhecer e acompanhar dezenas de tabelas diferentes.
Momento do Pagamento
As custas podem ser cobradas em vários momentos diferentes: no início, no decorrer ou no final do processo. Como explica o Cálculo Jurídico, no procedimento comum cível, a parte autora deve realizar o pagamento das custas iniciais no momento de ajuizar a ação, para garantir a validade e o andamento do processo. Além disso, quem solicitar qualquer ato processual durante a tramitação, como perícias, diligências ou publicações, será responsável por arcar com os valores correspondentes.
Diversidade de Despesas Processuais
Conforme o artigo 84 do CPC, citado pela Estratégia Concursos, as despesas abrangem as custas dos atos do processo, a indenização de viagem, a remuneração do assistente técnico e a diária de testemunha. Isto é, a formação e o desenvolvimento do processo, bem como a prática de seus diversos atos geram despesas que alguma receita precisa cobrir.
O Desafio do Controle Interno
1. Adiantamento de Valores
O escritório frequentemente precisa adiantar valores em nome do cliente:
- Custas iniciais de distribuição
- Valores de perícias técnicas
- Diligências do oficial de justiça
- Despesas com correspondências e publicações
- Viagens para audiências em outras comarcas
- Honorários de assistentes técnicos
2. Registro Preciso
É necessário registrar com precisão todas as despesas relacionadas ao trabalho, mesmo as que possam parecer irrelevantes, como deslocamentos e reembolso de despesas dos clientes, conforme orientação publicada no Jusbrasil sobre gestão de custos.
3. Comprovação Documental
Cada despesa precisa estar devidamente comprovada com recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamento para posterior reembolso ou prestação de contas ao cliente.
4. Vinculação por Processo
Todas as despesas precisam estar corretamente vinculadas ao processo correspondente para facilitar o controle e a cobrança do cliente.
O Sistema de Reembolso ao Cliente
Transparência Necessária
É importante que o cliente esteja informado sobre todo o planejamento e movimentações que o escritório de advocacia faz na condução de sua ação judicial. Isso é possível a partir de reports periódicos dos advogados ao cliente, via e-mail ou por softwares específicos, e mostra que o trabalho desenvolvido vai além dos passos que envolvem diretamente o cliente, segundo orientação publicada no Jusbrasil.
Processo de Reembolso
O sistema Computar destaca que o processo de reembolso de custas e despesas processuais deve ser totalmente transparente para o cliente, que deve receber por e-mail um extrato detalhado dos valores junto dos comprovantes de pagamentos das despesas.
Se houver saldo a ser reembolsado pelo cliente, o sistema também deve encaminhar o boleto bancário ou dados para depósito em conta. Além disso, é importante apurar o prazo médio de reembolso de cada cliente e o custo financeiro desta operação para o escritório.
Categorização de Despesas
Outro ponto importante na gestão de custos é a organização: o gestor do escritório jurídico deve separar adequadamente as despesas, como orientado no Jusbrasil. É essencial saber exatamente quais são os custos da banca, facilitando a listagem de despesas fixas e variáveis, como impostos, custas processuais e viagens.
A Questão Tributária dos Reembolsos
Um aspecto crítico e muitas vezes desconhecido pelos escritórios diz respeito ao tratamento tributário dos reembolsos. Em abril de 2022, o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) tomou uma decisão importante que afeta diretamente os escritórios de advocacia.
Decisão do CARF
Uma decisão do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) prevê que escritórios de advocacia incluam na base de cálculo do PIS/COFINS os reembolsos, feitos por clientes, de despesas que advogados tiveram no atendimento dos casos.
O processo foi discutido pela 3ª Turma da Câmara Superior do tribunal, e envolvia despesas com telefone, cópias, passagens de avião e hospedagem. Foi a primeira vez que o tema chegou na instância máxima do conselho.
Por cinco votos a três, prevaleceu a tese de que o reembolso feito pelo cliente por despesas na prestação de serviços pelo escritório configura receita, integrando o preço do serviço. Portanto, reembolsos do escritório de advocacia devem ser incluídos na base do PIS/COFINS, conforme reportado pela Tax Prático.
A diferença de PIS e Cofins acrescida de juros e multa a ser paga no caso concreto, que compreende o período de maio de 2000 a agosto de 2005, superou os R$ 2 milhões, o que demonstra o impacto financeiro significativo dessa decisão.
Implicações Práticas
Essa decisão do CARF significa que os escritórios precisam:
- Incluir os valores de reembolsos na apuração de PIS e COFINS
- Ajustar seus sistemas de controle financeiro para segregar essas receitas
- Considerar essa tributação no planejamento financeiro
- Eventualmente revisar a forma de cobrança de despesas dos clientes
Honorários de Sucumbência: Outro Aspecto Importante
Embora relacionado às custas processuais, os honorários de sucumbência merecem destaque específico. Segundo o Princípio da Sucumbência, a parte que perdeu a ação deve arcar com as custas processuais e honorários advocatícios da parte vencedora.
Desde 1994, no Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil – Lei 8.906, está estabelecido que os honorários sucumbenciais pertencem ao advogado da causa e não à parte vencedora, conforme publicado no Jusbrasil.
O artigo 23 da Lei estabelece: “Os honorários incluídos na condenação, por arbitramento ou sucumbência, pertencem ao advogado, tendo este direito autônomo para executar a sentença nesta parte, podendo requerer que o precatório, quando necessário, seja expedido em seu favor.”
Ferramentas para Gestão Eficiente
Software Jurídico com Módulo Financeiro
Um software jurídico permite o controle de receitas e despesas do escritório por meio do acompanhamento de contas a pagar e receber, inadimplência de clientes, gerenciamento de movimentações financeiras e controle de reembolsos, segundo informações do Jusbrasil.
Usando o módulo Financeiro é possível gerar relatórios como DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), fluxo de caixa, melhores clientes, inadimplentes e contas a pagar.
Sistema Especializado em Reembolsos
O sistema Computar destaca funcionalidades específicas para a gestão de reembolsos, incluindo:
- Controle de adiantamentos do cliente
- Pagamento das custas e despesas
- Recebimento dos reembolsos
- Geração automática de extratos detalhados
- Envio automático de comprovantes por e-mail
- Emissão de boleto ou dados para depósito quando há saldo a reembolsar
- Apuração do prazo médio de reembolso de cada cliente
- Cálculo do custo financeiro da operação
Planilhas: Limitações
Tal recurso facilita a compreensão das finanças e o gerenciamento do fluxo de caixa. No entanto, apesar de bastante funcionais, as planilhas são limitadas, conforme destaca o Jusbrasil.
Uma forma mais prática de realizar a gestão de custos do escritório é utilizar softwares especializados, que permitem controle muito mais detalhado e automatizado.
Desafios Específicos por Área de Atuação
Justiça Gratuita
Conforme previsto no artigo 98 do Novo CPC, citado pela Projuris, a pessoa natural ou jurídica, brasileira ou estrangeira, com insuficiência de recursos para pagar as custas, as despesas processuais e os honorários advocatícios têm direito à gratuidade da justiça, na forma da lei.
A gratuidade da justiça compreende também as taxas ou custas judiciais, o que exige controle diferenciado desses processos.
Ações nos Juizados Especiais
Em causas de até 20 salários-mínimos nos Juizados Especiais, há particularidades quanto às custas e honorários que precisam ser consideradas no controle financeiro.
Processos Trabalhistas
Na Justiça do Trabalho, as regras de custas processuais seguem legislação específica e apresentam particularidades que exigem atenção especial.
O Papel do BPO Financeiro na Gestão de Custas e Reembolsos
Para escritórios que lidam com grande volume de processos e despesas processuais, a terceirização da gestão dessas movimentações para um BPO financeiro especializado pode trazer benefícios significativos:
Controle Centralizado
O BPO implementa sistema que centraliza todas as informações sobre:
- Custas adiantadas por processo
- Comprovantes e documentação
- Valores a serem reembolsados
- Status de cada reembolso (pendente, solicitado, recebido)
Transparência com o Cliente
Geração automática de extratos detalhados mostrando:
- Todas as despesas realizadas
- Datas e valores
- Comprovantes anexados
- Saldo devedor ou a reembolsar
Apuração de Indicadores
O BPO pode fornecer relatórios gerenciais importantes:
- Prazo médio de reembolso por cliente
- Custo financeiro do adiantamento de despesas
- Volume total de custas por área de atuação
- Identificação de clientes que atrasam reembolsos
Conformidade Tributária
Controle adequado para atender à decisão do CARF quanto à inclusão de reembolsos na base de PIS/COFINS, evitando autuações fiscais.
Integração com Gestão Processual
Vinculação automática de cada despesa ao processo correspondente, facilitando a prestação de contas e o controle por cliente.
Conclusão
A gestão de custas processuais e reembolsos é um aspecto frequentemente subestimado da administração financeira de escritórios de advocacia, mas que pode gerar impactos significativos no fluxo de caixa e na saúde financeira do negócio.
O descontrole nessa área pode resultar em:
- Perda de valores não reembolsados
- Custo financeiro elevado por adiantamentos prolongados
- Problemas tributários (especialmente após decisão do CARF)
- Desgaste no relacionamento com clientes por falta de transparência
- Impossibilidade de identificar processos ou clientes que geram prejuízo
Por outro lado, um controle eficiente, seja por meio de sistemas especializados ou pela terceirização para um BPO financeiro, permite:
- Transparência total nas relações com clientes
- Redução do tempo de reembolso
- Conformidade tributária
- Melhor planejamento do capital de giro
- Visão clara do custo real de cada processo
Em um mercado cada vez mais competitivo, onde a eficiência operacional faz diferença, negligenciar a gestão de custas processuais e reembolsos é um erro que pode custar caro. Investir em processos estruturados e ferramentas adequadas para esse controle não é apenas uma questão de organização — é uma necessidade estratégica para a sustentabilidade do escritório.
Referências
CÁLCULO JURÍDICO. Custas processuais: o que são, como funciona e como calcular. Disponível em: https://calculojuridico.com.br/custas-processuais/. Acesso em: 02 fev. 2026.
COMPUTAR SISTEMAS. Sistema de Gestão Financeira para Advocacias. Disponível em: https://computar.com.br/advocacia/. Acesso em: 02 fev. 2026.
ESTRATÉGIA CONCURSOS. Mudança no CPC: advogados não precisam adiantar custas em ações de cobrança de honorários advocatícios. Disponível em: https://cj.estrategia.com/portal/pagamento-custas-acoes-cobranca-honorarios/. Acesso em: 02 fev. 2026.
JUSBRASIL. Gestão de custos para escritórios de advocacia. Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br/artigos/gestao-de-custos-para-escritorios-de-advocacia/303304756. Acesso em: 02 fev. 2026.
JUSBRASIL. “Posso pedir ao juiz ressarcimento dos meus gastos com honorários advocatícios?” Disponível em: https://www.jusbrasil.com.br/artigos/posso-pedir-ao-juiz-ressarcimento-dos-meus-gastos-com-honorarios-advocaticios/437369986. Acesso em: 02 fev. 2026.
PROJURIS. Custas processuais: o que são e como calcular. Disponível em: https://www.projuris.com.br/blog/custas-processuais/. Acesso em: 02 fev. 2026.
TAX PRÁTICO. CARF: Escritório de advocacia deve pagar PIS/COFINS sobre reembolso de despesas. Disponível em: https://taxpratico.com.br/pagina/carf-escritorio-de-advocacia-deve-pagar-pis-cofins-sobre-reembolso-de-despesas. Acesso em: 02 fev. 2026.
